Hoe breng je orde in je persoonlijke administratie?

Van rommel naar orde in je archief!

Ga vandaag reeds aan de slag!

Krijgt u ook veel post die je moet bewaren? Belanden uw brieven ook op een stapeltje op de hoek van de tafel of bureau? Bent u ook een half uur op zoek als u uw klantnummer moet doorgeven bij contact met een nutsbedrijf? Zo ja, lees dan hieronder hoe ik orde in mijn rommel geschept heb.

Het probleem

Toen ik pas het ouderlijk huis verlaten had, legde ik aanvankelijk al het papierwerk dat ik ontving op een net stapeltje. Al na enkele weken merkte ik eigenlijk dat dit geen doen was. De stapel groeide en bleef groeien!  Ik vond gewoon niets meer terug en dat nette stapeltje van in het begin begon er als een gedrocht uit te zien.

Mijn eerste oplossing

Ik heb enkele lege kaften opgediept uit mijn schooltijd. Hierin stak ik gewoon alle papieren die ik moest bijhouden. Ze lagen nu wel netjes opgeborgen, maar ik kon nog steeds niets terugvinden.

Mijn huidige oplossing

  • Toen heb ik in de winkel kaften zien liggen met onderverdeling. Deze kaften kosten slechts twee euro per stuk. Elke kaft heeft zeven vakken. Je kan bovenaan elke vakverdeling een kaartje hangen met daarop de inhoud van dat vak. Ik heb enkele van deze kaften gekocht en ben al mijn papieren beginnen sorteren. Al de garantiebewijzen die vervallen waren, heb ik weggegooid. Verder heb ik mijn papieren onderverdeeld per categorie. Bijvoorbeeld: nutsvoorzieningen, loonfiches, verzekeringen…
  • Ik heb een kaft waar alle papieren inzitten waar je maandelijks een factuur van krijgt (Luminus, Telenet, Base, Pidpa…). Een kaft met alles wat met het werk, loon en diploma’s te maken heeft (arbeids-contracten, loonfiches, diploma’s). Dan is er ook nog een kaft waar alles met betrekking tot ons huis en onze lening in zit (levens-verzekering, hypothecaire lening, leenakte, aankoopakte). En ten slotte een kaft waar alle papieren van de bank, de auto en de verzekeringen inzitten (openen rekening, pensioensparen, aankoop wagen, woonverzekering, familiale verzekering, autoverzekering).
  • Vooraan op de kaft kleeft een briefje met alle onderverdelingen in die kaft. Zo kan ik alles snel terugvinden zonder alle kaften telkens te openen.

Wacht niet tot morgen, maar begin nu zelf met het opruimen van uw administratie!

Je voelt je gegarandeerd beter achteraf…

Moet je nu elke dag die kaften nemen en je post opbergen?

Nee, je hoeft niet elke dag in de kast te duiken. Dat komt er toch niet van… Wees vooral realistisch!

zoek een plekje op je bureau waar je je papieren na ontvangst kunt neerleggen. Probeer wel één keer per week of als er een tiental papieren liggen, alles op te bergen. Op die manier loopt het niet uit de hand.

Je moet je archief wel onderhouden!

Een viertal keer per jaar moet je wat meer tijd nemen voor je persoonlijke administratie. Bekijk dan of alles nog wel netjes zit. Bekijk even wat je eventueel mag weggooien. Zo heeft het geen zin om een garantiebewijs van kleine toestellen bij te houden als je garantie verlopen is. Ook facturen van je GSM hoef je geen 10 jaar bij te houden. En wanneer er grote levensveranderingen zijn, zoals gaan samenwonen, verhuizen,… Dan kun je je administratie best even grondig onder handen nemen. Op zo’n moment kan je de verzekeringen, het huurcontract… van je vorige woning in een oude kaft opbergen die je op zolder in een doos bewaart. Weggooien doe je beter niet!

Alvast veel plezier bij het opruimen!

Een kleine tip!

Om het aangenamer te maken, zet je de kaften best niet te ver weg. Hoe toegankelijker ze zijn, hoe sneller je geneigd zult zijn de papieren op te bergen. Kies eventueel een mooie kaft die in het zicht mag staan.